Un proceso integrado. Desde la revisión hasta la recepción.

1. Definir el producto y el destino

Recopila los nombres de los productos, los ingredientes, las etiquetas, las condiciones de conservación y el plazo de caducidad restante. Identifica la fábrica o el punto de recepción en China y el código postal del almacén en EE. UU. Mantén detallada la información sobre los SKU combinados.

El objetivo es determinar si el producto y la ruta propuesta son compatibles. No envíes mercancía a un almacén de origen basándote únicamente en una categoría general de la página web. Obtén primero la autorización específica para ese envío.

2. Armonizar las responsabilidades del importador y las del documento

Confirma las partes comerciales, los acuerdos con el importador y los datos de contacto del agente de aduanas. Asigna las tareas de tramitación pertinentes y los plazos de presentación de la documentación antes de que se fije la fecha de salida del barco. Tu asesor de productos debe resolver las cuestiones normativas que no puedan aclararse en un presupuesto de transporte.

Utiliza un registro común que incluya la factura, el albarán, la información del producto y los datos de contacto. Comprueba que la descripción del producto y las cantidades coincidan en todos esos registros.

3. Confirmar el embalaje y la entrega en origen

Acordar la protección de las cajas de cartón, el formato de los palés, las marcas de envío y cualquier instrucción de manipulación relativa a productos no apilables. Las dimensiones de la carga deben corresponder al embalaje de transporte definitivo. Confirmar los detalles de la recepción con Haishun antes del envío desde el proveedor.

En el momento del traspaso, comprueba que las cantidades coincidan con los registros de medición disponibles. Resuelve las discrepancias antes de que se formalicen los documentos de registro, especialmente en el caso de pedidos mixtos y cambios de última hora en el embalaje.

4. Aprobar la propuesta sobre los océanos

Revisa si se trata de un envío LCL o FCL, la propuesta de ruta, el calendario estimado y el alcance del presupuesto. Pregunta cuál es la fecha prevista y qué factores podrían afectarla. Una propuesta de salida no debe interpretarse como una fecha garantizada de recepción en el almacén.

Hay que tener en cuenta las necesidades de almacenamiento de los productos y su preparación para el envío. El plan solo es viable si el medio de transporte elegido permite cumplir las condiciones del fabricante.

5. Coordinar el lanzamiento y la distribución en EE. UU.

Tu importador y tu agente aduanero se encargan de los trámites de despacho correspondientes. Cualquier inspección de las autoridades o consulta sobre la documentación puede afectar a los plazos y a los gastos. Mantén informado al almacén receptor si se producen cambios en el plan de entrega.

Tras la entrega, confirma el punto de recepción, la referencia de entrega y las condiciones de descarga. Registra la entrega y resuelve cualquier incidencia relacionada con las cantidades o los daños siguiendo el procedimiento de contacto acordado.

6. Aprovecha el próximo envío para mejorar el briefing

Anota las dimensiones finales del embalaje, las instrucciones del almacén y los problemas que hayan surgido. En los pedidos posteriores se puede utilizar esa información para elaborar unas instrucciones iniciales más claras, pero se debe seguir revisando cada cambio en la fórmula, el proveedor o el embalaje.