Un processus connecté. De la validation à la réception.

1. Définir le produit et la destination

Recueillez les noms des produits, leurs ingrédients, leurs étiquettes, leurs conditions de conservation et leur durée de conservation restante. Identifiez l'usine ou le point de réception en Chine, ainsi que le code postal de l'entrepôt aux États-Unis. Consignez de manière détaillée les informations relatives aux références mixtes.

L'objectif est de déterminer si le produit et l'itinéraire proposé sont compatibles. N'expédiez pas de marchandises vers un entrepôt de départ en vous basant uniquement sur une catégorie générale indiquée sur le site web. Obtenez d'abord une confirmation d'acceptation spécifique à l'envoi.

2. Harmoniser les responsabilités de l'importateur et celles liées aux documents

Vérifiez les parties commerciales, les modalités avec l'importateur et les coordonnées du courtier. Répartissez les tâches de déclaration et fixez les échéances relatives aux documents avant de choisir la date d'embarquement. Votre conseiller produit doit répondre aux questions d'ordre réglementaire qui ne peuvent être tranchées par un devis de fret.

Utilisez un document commun regroupant la facture, le bon de livraison, les informations sur les produits et les coordonnées. Vérifiez que la description des produits et les quantités indiquées correspondent bien dans tous ces documents.

3. Vérifier l'emballage et le transfert à l'origine

Convenir des mesures de protection des cartons, du format des palettes, des marquages d'expédition et de toute consigne de manutention relative aux colis non empilables. Les dimensions de la cargaison doivent correspondre à l'emballage de transport final. Confirmer les modalités de réception avec Haishun avant l'expédition par le fournisseur.

Lors du transfert, vérifiez la concordance entre les quantités et les relevés de mesure disponibles. Réglez les écarts avant la finalisation des documents comptables, en particulier dans le cas de commandes mixtes et de modifications de dernière minute concernant l'emballage.

4. Approuver la proposition relative aux océans

Vérifiez s'il s'agit d'un envoi LCL ou FCL, examinez la proposition d'itinéraire, le calendrier prévisionnel et le périmètre du devis. Renseignez-vous sur la date estimée et sur les facteurs susceptibles de l'influencer. Une proposition de départ ne doit pas être considérée comme une date garantie de réception en entrepôt.

Gardez à l'esprit les besoins en matière de stockage des produits et leur préparation à l'expédition. Le plan n'est réalisable que si le mode de transport choisi permet de respecter les conditions fixées par le fabricant.

5. Coordonner la mise sur le marché et la livraison aux États-Unis

Votre importateur et votre courtier se chargent des formalités d'entrée applicables. Tout contrôle des autorités ou toute demande de documents peut avoir une incidence sur les délais et les frais. Tenez l'entrepôt de réception informé en cas de modification du plan de livraison.

Une fois la marchandise dédouanée, vérifiez le quai de réception, la référence de livraison et les conditions de déchargement. Enregistrez la livraison et réglez tout problème lié aux quantités ou aux dommages en suivant la procédure de contact convenue.

6. Profitez de la prochaine livraison pour améliorer le brief

Conservez les dimensions finales de l'emballage, les consignes d'entreposage et les problèmes rencontrés. Ces informations peuvent être utilisées pour les commandes suivantes afin d'établir un cahier des charges initial plus clair, mais chaque modification de formule, de fournisseur ou d'emballage doit tout de même faire l'objet d'un examen.